CHU TRÌNH P-D-C-A

Đây là giai đoạn khởi đầu, đóng vai trò then chốt trong việc xác định rõ ràng mục tiêu của dự án xây dựng, phạm vi công việc, các nguồn lực cần thiết (nhân lực, vật tư, thiết bị), ngân sách, thời gian biểu chi tiết, các tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được và các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra.

Trong giai đoạn này, các nhà quản lý dự án cần:

Xác định mục tiêu SMART: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Thực tế (Relevant), và Có thời hạn (Time-bound).1 Ví dụ: Hoàn thành phần thô của tòa nhà A trong vòng 6 tháng với chi phí không vượt quá X tỷ đồng và đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn Y.

Lập kế hoạch chi tiết: Phân chia dự án thành các công việc nhỏ hơn, xác định mối quan hệ giữa chúng, ước tính thời gian và chi phí cho từng công việc. Các công cụ như sơ đồ Gantt, sơ đồ PERT có thể được sử dụng hiệu quả.

Xác định nguồn lực: Lên kế hoạch về số lượng và loại hình nhân sự, vật tư, thiết bị cần thiết cho từng giai đoạn của dự án.

Đánh giá và quản lý rủi ro: Nhận diện các rủi ro tiềm ẩn (ví dụ: chậm trễ vật tư, thời tiết xấu, thay đổi thiết kế), đánh giá mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra của chúng, và xây dựng các biện pháp phòng ngừa hoặc ứng phó phù hợp.

Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs): Xác định các chỉ số cụ thể để theo dõi tiến độ, chi phí, chất lượng và an toàn của dự án.

Đây là giai đoạn triển khai các công việc đã được lên kế hoạch. Đội ngũ thi công sẽ thực hiện các hoạt động xây dựng theo đúng bản vẽ thiết kế, quy trình kỹ thuật và các hướng dẫn đã được phê duyệt.

Trong giai đoạn này, các nhà quản lý dự án cần:

Điều phối và giám sát: Đảm bảo các công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, phân công công việc rõ ràng và hiệu quả cho các thành viên trong đội.

Quản lý nguồn lực: Theo dõi việc sử dụng nhân lực, vật tư, thiết bị, đảm bảo không lãng phí và đáp ứng kịp thời nhu cầu của công trường.

Thực hiện kiểm soát chất lượng: Đảm bảo các công việc xây dựng tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.

Ghi nhận dữ liệu: Thu thập thông tin về tiến độ thực tế, chi phí phát sinh, các vấn đề và sự cố xảy ra trong quá trình thi công.

Trong giai đoạn này, các nhà quản lý dự án sẽ tiến hành đánh giá hiệu suất thực tế của dự án so với kế hoạch đã đặt ra. Các dữ liệu thu thập được ở giai đoạn "Do" sẽ được phân tích và so sánh với các KPIs đã thiết lập.

Các hoạt động chính trong giai đoạn này bao gồm:

Theo dõi tiến độ: So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu để xác định các sai lệch.

Phân tích chi phí: Kiểm tra chi phí thực tế so với ngân sách đã được phê duyệt, xác định các khoản vượt chi hoặc tiết kiệm.

Đánh giá chất lượng: Kiểm tra chất lượng công trình theo các tiêu chuẩn đã đặt ra, phát hiện các lỗi hoặc sai sót.

Xem xét các vấn đề và sự cố: Phân tích nguyên nhân của các vấn đề và sự cố đã xảy ra để rút ra bài học kinh nghiệm.

Báo cáo kết quả: Tổng hợp các kết quả đánh giá và báo cáo cho các bên liên quan.

Dựa trên kết quả của giai đoạn "Check", giai đoạn "Action" tập trung vào việc thực hiện các hành động khắc phục, điều chỉnh hoặc cải tiến để giải quyết các vấn đề đã được xác định và nâng cao hiệu suất của dự án trong tương lai.

Các hành động có thể bao gồm:

Thực hiện các hành động khắc phục: Sửa chữa các lỗi chất lượng, điều chỉnh tiến độ để bù đắp cho sự chậm trễ, hoặc điều chỉnh chi phí để đảm bảo ngân sách.

Điều chỉnh kế hoạch: Nếu các vấn đề phát sinh cho thấy kế hoạch ban đầu không còn phù hợp, cần tiến hành điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tế.